Schatten-KI im Büro: Heimliche Assistenten stärken Effizienz und riskieren Kontrolle

Schatten-KI treibt Produktivität, gefährdet aber Kontrolle und Datenschutz

Wien — In vielen österreichischen Büros hat sich ein leiser Wandel vollzogen: Digitale Assistenten unterstützen Kollegen, doch oft geschieht das im Verborgenen. Eine aktuelle, repräsentative Erhebung von Tieto Austria und TQS Research & Consulting unter 795 Berufstätigen zeigt, dass rund 17 Prozent der Beschäftigten KI-Tools nutzen, ohne dass das Unternehmen davon weiß. Nur 23 Prozent arbeiten ausschließlich mit offiziell freigegebenen Anwendungen, und 42 Prozent verzichten bislang ganz auf KI.

Die Motive sind vielschichtig. Etwa ein Viertel der Befragten gibt an, im Betrieb keine klaren Regeln zu haben, die erlauben, wann und wie KI eingesetzt werden darf. Weitere 18 Prozent misstrauen den Ergebnissen der Systeme. Ergebnis ist ein Paradoxon: Viele Beschäftigte, die privat routiniert mit KI arbeiten, behalten am Arbeitsplatz klassische Programme wie Word und Excel bei.

Jüngere Beschäftigte greifen am häufigsten zur sogenannten Schatten-KI: Bei 16- bis 29-Jährigen liegt der Anteil unerlaubter Nutzung bei 24 Prozent. Regional zeigen sich deutliche Unterschiede: Im Burgenland geben 27 Prozent an, heimlich KI zu nutzen, in Salzburg sind es nur 10 Prozent. Zusammengenommen nutzen bereits rund 40 Prozent der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer KI-Assistenten, wenn genehmigte und heimliche Anwendungen addiert werden.

Für Firmen ist die inoffizielle Nutzung doppelt problematisch. Schatten-KI kann Abläufe beschleunigen und Produktivität steigern, zugleich entzieht sie sich der Kontrolle, sobald interne Unterlagen in frei zugängliche Plattformen gelangen. Robert Kaup, Geschäftsführer des Tech-Consulting-Dienstleisters Tieto Austria, warnt: «Wer keine klaren Regeln schafft, verliert die Steuerung über vertrauliche Daten.»

Auch die Unternehmensreaktionen fallen unterschiedlich aus. In einer zweiten Befragung unter 100 KI-Verantwortlichen mittelgroßer und großer Betriebe sagte die Mehrheit von 62 Prozent, sie setze auf Vorbeugung durch Richtlinien und freigegebene Werkzeuge. Zugleich tolerieren 19 Prozent ein Restrisiko und dulden Schatten-KI bewusst. Technische Überprüfungen zur Feststellung nicht genehmigter Tools leisten nur 46 Prozent der Firmen.

Die Studie weist zudem auf Unterschiede nach Geschlecht und Bildungsgrad hin: Männer nutzen KI etwas häufiger als Frauen (44 Prozent vs. 36 Prozent). Je höher der Bildungsabschluss, desto größer die Durchdringung: Von Personen ohne Matura nutzen rund 31 Prozent KI-Assistenten, bei Maturantinnen und Maturanten sind es 53 Prozent, bei Studienabsolventinnen und -absolventen etwa 66 Prozent.

Die Schlussfolgerung ist klar: KI ist in den Betrieben angekommen, häufig jedoch durch die Hintertür. Unternehmen sollten nun verbindliche Regeln formulieren, eine Liste geprüfter Tools bereitstellen und gezielte Schulungen anbieten, damit KI zum kontrollierten Produktivitätsfaktor wird statt zum datenschutzrechtlichen Risiko.